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Information publique : glossaire

dimanche 11 octobre 2009, par Ronai Maurice

Accès

Possibilité ouverte aux personnes de consulter des documents ou des données. L’accès suppose à la fois une démarche active de la personne, qui demande communication d’un document, se déplace pour consulter un registre, et la collaboration de l’administration, qui communique le document demandé, ou permet la consultation de ses registres.

On oppose classiquement l’accès (et le droit d’accès) à la diffusion : dans l’accès, c’est la personne qui est à l’initiative, alors que dans la diffusion, c’est l’administration qui prend l’initiative de faire connaître, qui décide la publication.

L’accès aux documents administratifs est l’un des aspects du droit à l’information administrative.


Base de données

Ensemble de données enregistrées dans des fichiers électroniques, auxquelles un ordinateur peut accéder.

On distingue parfois base et banque de données, pour mettre l’accent sur l’effort d’organisation et de présentation que requiert une base de données pour être offerte à la consultation du public. Cette distinction base-banque de données recoupe la distinction donnée brute et donnée élaborée.

Saisie sous l’angle de la protection juridique, une base de données devient un "recueil d’oeuvres de données ou d’autres éléments indépendants, disposés de manière systématique ou méthodique et individuellement accessibles par des moyens électroniques, ou d’une autre manière." (Directive du 11 mars 1996 concernant la protection juridique des bases de données).

On distingue classiquement les bases (ou banques) de données documentaires, textuelles et factuelles. Les bases de données documentaires proposent des références bibliographiques , qui signalent des documents : articles de périodiques, ouvrages, thèses, comptes rendus de congrès, documents audiovisuels ou iconographiques.

Les bases de données textuelles proposent l’intégralité d’un corpus de textes : lois , jurisprudence, presse, revues spécialisées, rapports, études ...

Les bases de données factuelles rassemblent des collections de données : comptes et bilans des entreprises, séries statistiques, météorologie, propriétés des matériaux...


Diffusion

La diffusion est un acte volontaire visant à porter à la connaissance du public , en général, ou de publics spécialisés, des informations.

La diffusion peut revêtir différentes formes : affichage, plaquette, periodique, ouvrage, cédérom, service d’information.

L’effort de diffusion peut se limiter à un effort de publication : il peut aussi se prolonger par un effort de promotion, pour faire savoir qu’une publication est disponible.

La diffusion implique un effort et une sélection. Un effort de mise en forme, de présentation, d’organisation. Une sélection : les administrations ne peuvent pas diffuser toutes les informations qu’elles détiennent. Le droit d’accès relaie l’effort de diffusion.


Documentation administrative

La documentation administrative recouvre l’ensemble des moyens mis en oeuvre par les services de l’Etat pour conserver les documents qu’ils détiennent : ceux qu’ils a produits comme ceux qu’ils ont acquis. L’organisation du stockage des documents permet d’y accéder, pour l’étude et l’action. Cette activité de documentation met en oeuvre des techniques de classement, d’archivage, d’indexation.

Cette fonction documentaire est dispersée dans les administrations : services d’information et de documentation, bibliothèques, missions d’archives, cellules documentaires dans les directions techniques...

La documentation administrative recouvre :

- les documents normatifs et de référence, comprenant les textes législatifs et réglementaires, la jurisprudence, les questions des parlementaires, et leurs réponses officielles, les discours ministériels
- l’information administrative médiatisée à destination du grand public, ou à destination de l’administration elle même
- les documents non normatifs : administratifs, scientifiques et techniques (sciences exactes, sciences sociales et humaines) tels que rapports d’études, publications périodiques, livres et ouvrages
- les groupements d’information, constitués à des fins de gestion ou d’orientation, et dont certains peuvent jouer le rôle d’observatoires documentaires
- les autres documents ( lettres, compte rendus, bordereaux d’envoi...)

La création et la gestion de la documentation administrative est, pour une large part, informatisée. Sous cet angle, le domaine de la documentation administrative recoupe ce qu’on appelle, par ailleurs, données publiques.
Une partie de la documentation administrative a vocation à être diffusée : elle recoupe aussi les activités de diffusion. Une autre partie relève de la problématique du droit d’accès aux documents administratifs.


Documents administratifs

Les documents administratifs sont un moyen de l’action administrative : pour communiquer au sein d’une administration, entre administrations, ou avec les administrés.

Les documents administratifs sont liés à des actes administratifs ou à des décisions administratives (préparation de la décision, exécution, notification).

La loi du 17 juillet 1978 sur la liberté d’accès aux documents administratifs en recense divers types : "
- dossiers,
- rapports,
- études,
- comptes rendus,
- procès verbaux,
- statistiques,
- directives,
- instructions,
- circulaires,
- notes et réponses ministérielles qui comportent une interprétation du droit positif ou une description des procédures administratives,
- avis ( à l’exception des avis du Conseil d’Etat et des tribunaux administratifs)
- prévisions
- et décisions".

Elle précise que les documents administratifs peuvent revêtir "la forme d’écrits, d’enregistrements sonores et visuels, de traitements automatisés".


Donnée

Représentation d’une information sous une forme conventionnelle destinée à faciliter son traitement. Une donnée est à la fois ce qui fait l’objet d’une traitement par un système informatique et le résultat de ce traitement.

Par extension : information collectée ou produite sur n’importe quel support, informatique ou non (y compris des documents).


Donnée vs document

On distingue classiquement le document comme information fixée sur un support imprimé et la donnée comme information fixée sur un support électronique.

Sous cet angle, l’information contenue dans un document est stable : en revanche, l’information représentée par la donnée peut être actualisée, modifiée, effacée.

On distingue aussi le document, qui rassemble et organise plusieurs informations et la donnée qui cristallise une seule information (un chiffre, une mesure, une référence bibliographique).

Avec la banalisation de l’informatique, ces distinctions tendent à s’effacer . Numérisé, à la source, ou après coup, le document devient une donnée, ou un ensemble de données. A l’inverse, des données imprimées ou éditées (une série statistique, un tableau, un texte saisi à l’écran) deviennent des documents.


Données publiques

"Par publique , il faut entendre une donnée collectée ou produite dans le cadre de sa mission par un service public , sur fonds publics. La diffusion des données publiques doit s’entendre, au sens large, comme la communication au public de données publiques, quel qu’en soit le support, résultant de l’activité d’une personne publique (administration, service, organisme ou établissement public)" (Circulaire du 14 février 1994 relative à la diffusion des données publiques)


Données brutes et données élaborées

Cette distinction est relative.

La donnée brute désigne l’information "initiale" , dans un Etat antérieur à son enrichissement. Sous cet angle, donnée brute recoupe donnée-source, donnée élémentaire, donnée de base ou donnée primaire.

La donnée élaborée a subi des traitements , des enrichissements, des opérations, reçoit des "apports" qui lui confèrent une "valeur ajoutée". Cette valeur ajoutée peut être intellectuelle (jugements, évaluation, interprEtation, validation), logicielle, documentaire.

Cette distinction peut s’appliquer à un document. En le numérisant, en transformant un document en donnée, on rend manipulable l’information-source ou primaire qu’il "contenait" . On apporte à cette information-source une valeur ajoutée technique et économique.

La distinction entre données brutes et données élaborées prend de l’importance dans le contexte de la protection juridique : "Les données brutes élémentaires, sans mise en forme originale, ne sont en principe la propriété de personne. En revanche, la valeur ajoutée par l’administration est susceptible d’appropriation intellectuelle. Elle peut alors en céder l’usage dans les conditions prévues par la législation sur la propriété intellectuelle". (Circulaire du 14 février 1994 relative à la diffusion des données publiques)


Données de gestion, données de connaissance

Les données peuvent être recueillies et élaborées dans le cadre des activités administratives courantes ; nécessaires au fonctionnement des administrations, ce sont des données de gestion.

D’autres données sont recueillies et élaborées dans le cadre d’activités plus spécifiquement informationnelles, visant à produire une connaissance : travaux et enquêtes statistiques, géographie, météorologie... Ces activités sont souvent rassemblées et autonomisées dans le cadre de directions centrales de ministères (INSEE), d’établissements publics administratifs (Institut National de la Propriété Industrielle), d’établissements publics industriels et commerciaux (Institut Géographique National, Météo France).


Droit à l’information administrative

Les principes démocratiques supposent que le citoyen, comme l’administré, puissent s’informer du fonctionnement des institutions politiques ou administratives. L’article 5 de la Déclaration des droits de l’homme du 26 août 1789 posait déjà le principe selon lequel "la société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration".

La plupart des pays se sont dotés de législations pour organiser ce droit.

En France, ce droit à l’information administrative est segmenté en plusieurs droits, régis par plusieurs lois : accès aux documents administratifs, accès aux fichiers administratifs, consultation des archives, motivation des décisions administratives en 1979, démocratisation des enquêtes publiques, droit des habitants de la commune à être informé sur les décisions qui les concernent...


Droit d’accès aux données nominatives

Les législations sur l’informatique etles libertés (en France, la loi du 6 janvier 1978, instituent un droit pour les personnes d’accéder aux données qui les concernent. La reconnaissance de ce droit permet à l’individu de contrôler l’exactitude des données stockées sur son compte, et en cas de besoin de les rectifier.


Gisements de données publiques

Expression métaphorique pour désigner les "stocks" et les collections de données entretenus par les administrations. L’image suggére l’idée que des "gisements" constituent une matiere premiere ( brute ou source) qui a vocation à être exploitée (enrichie, raffinée, diffusée, commercialisée).


Information administrative ou information publique

Ensemble des activités d’information des services de l’Etat, de la collecte à la diffusion, en passant par leur utilisation (classement, organisation, traitements).

Désigne aussi, de manière plus restreinte, le "résultat" de ces activités : gisements de données publiques, documentation administrative, documents administratifs.

Désigne enfin, de manière plus restrictive, l’information qui fait l’objet de l’effort de diffusion et du droit d’accès.

Le Secrétariat général du gouvernement distingue trois dimensions dans la diffusion de l’information publique :
- la communication gouvernementale (qui présente l’action et la politique du gouvernement),
- la documentation administrative
- et l’information administrative du public (qui fait connaitre aux administrés les droits et démarches vis a vis des administrations).


Information gouvernementale

Cette notion, plutôt utilisée dans le monde anglo-saxon, recouvre assez largement la notions française d’information publique ou administrative. Aux États Unis, l’information gouvernementale désigne l’information produite au niveau fédéral et dans la seule branche exécutive (les agences).


Information nominative

Sont réputées nominatives les informations qui permettent sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l’identification des personnes physiques auxquelles elles s’appliquent, que le traitement soit effectue par une personne physique ou par une personne morale. ( Article 4 de la loi du 6 janvier relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).


Extrait de
Données publiques : accès, diffusion, commercialisation.
Problèmes politiques et sociaux 773-774, novembre 1996. Documentation Française